5 Etapas da Organização do Tempo

É provavel que você já tenha ouvido alguém reclamar que um dia não tem horas suficientes para realizar tudo o que deveria ser feito.

Algumas pessoas sonham com dias de 30 ou 40 horas para conseguir cumprir todas as atividades que gostaria de fazer.

organização do tempo

No entanto, posso te dizer, que mesmo com um dia mais extenso, nós ainda não conseguiríamos fazer tudo.

O problema está na organização do tempo, perdemos tempo com atividades superfluas e muitas vezes adiando o trabalho importante que deve ser feito.

No entanto, algumas habilidades básicas de gestão e organização do tempo poderão ajudar você a aproveitar melhor o seu dia.

Por isso, dando continuidade nos artigos de Administração do Tempo, listo as 5 etapas da Organização de Tempo.

5 Etapas da Organização do Tempo

Utilize uma Agenda

A simples utilização de uma agenda onde você possa anotas os seus compromissos já ajudará bastante na sua organização do tempo.

Os compromissos são atividades que tem hora marcada para serem realizados e também um prazo para terminar, como, por exemplo, uma reunião ou uma consulta médica.

A agenda fará você se recordar e se preparar para esses tipos de eventos. Afinal, ninguém gosta daquelas pessoas que se atrasam ou esquecem dos compromissos.

Existem algumas boas soluções para agenda, que vão desde opções físicas como aquela agenda de papel, até soluções digitais como o Microsoft Outlook ou, o meu preferido, Google Calendar.

Nessas soluções digitais você recebe automaticamente um lembrete sobre esses eventos antes deles ocorrerem.

google calendar na organização do tempo

Utilize uma Lista de Tarefas

Outra ferramenta útil para melhorar a sua organização do tempo é a lista de tarefas.

Ela pode ser desde um pequeno caderninho da papel, até aplicativos digitais como o Remember the Milk ou o Google Tasks.

A Lista da Tarefas serve para você listas as atividades que pretende fazer durante o dia, e ir riscando assim que elas forem concluídas.

Para aprender a extrair o máximo dessa ferramenta, sugiro que visite o meu post Como criar Listas de Tarefas.

caderninho

Priorize as Atividades

Você pode ter dezenas de tarefas para realizar durante o seu dia, no entanto, apenas algumas delas são realmente importantes.

As tarefas importantes são aquelas que farão toda a diferença para o seu futuro, e que caso não sejam realizadas, impactaram em um resultado negativo na sua vida.

Por isso, dê prioridade para as atividades mais importantes no começo do dia, assim, quando você terminar essas tarefas já terá aquela sensação de dever cumprido e maior motivação para lidar com tarefas menos importantes.

Acesse o post Pareto na Administração do Tempo, para saber mais sobre a importância da priorização das atividades.

Elimine as Distrações

Querendo ou não, perdemos muito tempo do nosso dia realizando atividades que pouco agregam para a nossa vida. Essas atividades podem ser: acessar o Facebook constantemente, checar a cada 15 minutos a caixa de entrada do email, ver TV, ler notícias na internet ou assistir vídeos no Youtube.

E temos a tendência de fazer essas pequenas atividades antes de fazer atividades que são realmente importante, adiando as vezes por horas o verdadeiro trabalho que deve ser feito.

Por isso, procure delimitar um horário do seu dia, de preferência aquele que você tem menor produtividade para fazer essas atividades.

Caso ainda esteja conseguindo fugir dessas distrações sugiro que utilize um software chamado ColdTurkey.

O Cold Turkey bloqueia os sites que te distraem pelo período que você estabelecer. Sugiro que você teste esse programa, que é gratuito.

cold turkey

 

Utilize os Melhores Horários

Existe alguns horários do seu dia que você consegue ser extremamente produtivo.

São nesses horários que você consegue executar qualquer tarefa com grande concentração e energia.

No entanto, existem outros horários que você está cansado e normalmente é interrompido.

Esse horário varia de pessoa para pessoa, por isso, é interessante você analisar no seu dia quando você consegue ser mais produtivo.

Para quem trabalha em escritório, por exemplo, esses horários de maior produtividade e concentração ocorrem do início do expediente até as 11h da manhã. E depois retorna após das 15 horas. Já entre as 11hs até as 15hs, é normal que ocorra interrupções constantes.

Por isso, utilize os seus melhores horários para fazer as atividades mais importantes do seu dia.  Nos horários de baixa produtividade, faça atividades rotineiras e multi-tarefas.

Experimente

Agora que listei essas 5 etapas para a organização do tempo, sugiro que você inclua uma de cada vez no seu dia-a-dia.

Você verá os benefícios que essa mudança de hábitos proporcionará na sua organização do tempo.

Foto: http://www.flickr.com/photos/beth19/4721798240/

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