Como Organizar o seu Tempo

O tempo é um dos mais importantes recursos que precisamos para atingir nossos objetivos pessoais e profissionais.

Por causa disso, aprender a como organizar o seu tempo é crucial para que você seja bem sucedido.

Aqui apresento 4 dicas sobre como organizar o seu tempo.

Como Organizar o seu Tempo

Selecione uma Ferramenta

Para começar a organizar o seu tempo, é necessário ter uma ferramenta que dê o suporte para a sua organização.

O seu tempo produtivo pode ser dividido em duas partes: eventos e tarefas.

Os eventos são ações que precisam da sua presença física em um local e horário pré-estabelecido. Como, por exemplo: reuniões, consultas médicas ou palestras.

Já as tarefas são atividades que você tem que executar independente do horário, mas que têm prazo para serem finalizadas. Alguns exemplos de tarefas são: preencher um relatório de vendas, responder os e-mails de clientes ou criar uma apresentação.

Como escrevi anteriormente, para melhor organizar o seu tempo, são necessárias ferramentas para lidar com eventos e tarefas.

Para eventos, você pode utilizar desde uma simples agenda de papel até o Microsoft Outlook ou o Google Calendar. Assim você conseguirá organizar seus eventos dentro dos horários marcados.

Já para tarefas, um simples caderninho pode servir com uma lista de tarefas. Mas você também pode utilizar ferramentas mais sofisticadas como o Remember The Milk, um app que integra uma lista de tarefas no computador, tablet e smartphone.

No entanto, devo salientar que o importante não são as ferramentas que você utiliza, mas sim a forma como você utiliza.

Não adianta ter em mãos as ferramentas mais modernas, se você não consegue utiliza-las corretamente.

Se você tem interesse em saber utilizar de forma correta uma lista de tarefas, acesse o post Como Criar Listas de Tarefas.

Foque nas 3 Atividades Mais Importantes

Já aconteceu de você ao iniciar o seu dia de trabalho e analisar o que tem fazer, se assustar?

A quantidade de coisas que tem que fazer no dia é enorme.

E mesmo se o dia tivesse 48 horas, você não teria tempo para terminar tudo o que deveria ser feito?

Bom, esse problema pode ser minimizado quando você prioriza as suas atividades.

Assim que você começar a planejar o seu dia e criar a sua lista de tarefas, selecione as 3 tarefas mais importantes que você tem que executar.

Sim, apenas 3 tarefas.

São essas 3 tarefas que deverão ser o foco do seu trabalho no início do dia.

Como disse no post Uma única dica para tornar o seu dia mais produtivo, são essas poucas tarefas que fazem o seu trabalho ter maior impacto.

Muitas vezes perdemos tempo com tarefas que tem pouca importância nas nossas vidas, e deixamos para depois algumas tarefas importantes.

São as tarefas importantes que ajudarão a você atingir os seus objetivos pessoais e profissionais.

Descubra os seus Horários mais Produtivos

Existem alguns pesquisadores em produtividade que dizem que a administração do tempo não existe.

Segundo eles, não conseguimos mudar o nosso tempo. Afinal, todo mundo tem as mesmas 24 horas a cada dia.

Para esses pesquisadores o importante é administrar a sua energia no trabalho. Você deve saber os horários em que você tem maior e menor produtividade.

Por isso, sugiro que preste atenção no seu dia e veja os horários que você está com toda a energia e motivação para produzir e aqueles horários em que está mais cansado.

Assim que descobrir os seus melhores horários, distribua as atividades mais importantes nos horários que voce é mais produtivo.

Deixe as atividades rotineiras e de baixa importância para os horários que você tem menor produtividade.

Elimine Distrações

Procure reduzir ou eliminar as distrações que fazem você perder tempo.

Durante o dia de trabalho típico, perdemos tempo checando constantemente e-mails, sendo interrompido por colegas de trabalho ou acessando redes sociais.

Para os emails, estabeleça alguns horários do seu dia que você abrirá a sua caixa de entrada e responderá os emails. Se você utiliza o Outlook, retire o alerta que aparece no canto inferior direito da tela do seu computador quando você recebe um email.

Em relação aos seus colegas de trabalho, sugiro que informe para eles que você está terminando um projeto importante e que precisa estar totalmente focado nele. Logo, peça a eles para te interromper apenas em casos de urgência.

Espero que você tenha aprendido com essas dicas sobre como organizar o seu tempo.

Foto: http://www.flickr.com/photos/slack12/314854035/

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