Como Organizar Escritórios

Estar atarefado não habita deixar o ambiente conturbado. Aprenda como organizar escritórios com dicas simples.

Você tem 1585 tarefas pra realizar: responder e-mails, fazer relatórios, liberar vários documentos, pesquisar materiais e etc.

A pressão é tão grande que, quando percebe, a mesa de trabalho está com um aspecto pós-terremoto e você não sabe onde está mais nada, nem o que estava fazendo.

A desorganização favorece o estresse criando a impressão de que você tem mais trabalho do que realmente tem e que ele nunca acabará.

É importante destacar que manter o ambiente entulhado também pode gerar uma imagem negativa sobre você.

Para evitar esse desconforto, selecionamos algumas dicas de como organizar o escritório para aumentar a eficiência e produtividade no dia a dia do trabalho.

Como Organizar Escritórios

como organizar escritórios

Não deixe a sua mesa ficar desse jeito! Foto

ESPAÇO FÍSICO

  • Primeiro é preciso organizar a disposição do espaço. O seu local de trabalho, a mesa, deve ser posicionada de maneira prática, acessível e que promova a visibilidade de todo o escritório. Os outros móveis devem ser dispostos como satélites em torno da mesa;
  • Livros e pastas estruturadas de relatórios ocupam muito espaço e devem ser colocadas em prateleiras e devidamente identificadas. De preferência escolha cores diferentes de acordo com cada tema e segmento de conteúdo da pasta;
  • Impressora, fax, scanner devem ficar por perto para facilitar a sua mobilidade. Providenciar uma pequena mesa auxiliar ao lado da sua mesa é uma boa opção;
  • Providencie, pelo menos, um gaveteiro ou espaço do tipo no escritório para arquivar documentos que são usados com pouca frequência ou que precisam ser arquivados por longo período. Este espaço por permanecer na periferia da sala.

ORGANIZANDO A ROTINA E PEQUENOS ESPAÇOS DE TRABALHO

  • Deixe sobre a mesa apenas os materiais de escritório que utiliza todos os dias: canetas, marcadores, clips e post-its. Outros acessórios como furadores, grampeadores, canetas coloridas podem ser guardados na primeira gaveta da mesa em um caixinha;
  • Invista em um cable Box ou um passacabos para organizar e esconder a grande quantidade de cabos de computador e de outras máquinas no escritório. Isso pode deixar o ambiente mais limpo visualmente;
  • Uma boa dica é eleger acessórios para dividir as tarefas a realizar das realizadas. Algumas pessoas optam por gavetas específicas, caixas ou bandejas com divisória. As bandejas são baratas e fáceis de organizar. Nomeie da forma como preferir, por exemplo:
    • TAREFAS DIÁRIAS – para o que você ainda precisa resolver no dia
    • DESPACHAR – o que precisa ser enviado para outro departamento
    • REALIZADOS – o que você já concluiu.
      Dependerá do seu segmento de trabalho. Lembre-se, deixe próximo apenas os materiais referentes à suas demandas do dia;
  • Tenha um espaço no escritório para os seus bens pessoais. Eles devem permanecer separados dos demais itens do escritório. Geralmente eles cabem em uma gaveta e, de preferência, a última da mesa;
  • Adote uma agenda para marcar reuniões e programar o trabalho. Provavelmente você tem uma rotina básica diária. Vale fazer uma espécie de cartão com todas essas tarefas para evitar esquecer alguma e ter que anotá-las todos os dias. Outra dica, não custa sair 15 minutos mais tarde ou chegar 15 minutos mais cedo pra arrumar o ambiente de trabalho e preparar a agenda em nome da sua competência.
  • Programe uma limpeza geral nos armários dos escritórios para liberar espaço, pelo menos duas vezes por ano. Cuide bem desse dia para não jogar nada fora, deixar o trabalho pelo meio do caminho e gerar uma confusão ainda maior.

Para ver mais dicas de organização acesse os posts do Faça Acontecer: 5 dicas de organização pessoal e Bons Hábitos: como adquirir?  para auxiliar o seu trabalho.

Usando essas dicas de como organizar escritórios, você trabalha melhor e ainda potencializa a sua imagem de profissional competente.

Já percebeu isso? Se não, é melhor olhar o aspecto do seu ambiente de trabalho novamente. Ele é reflexo de como você trabalha. Quando você olha para a sua mesa o que você vê? Escreva pra gente e conte como é a sua organização.

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