Como Organizar Documentos

Aprenda algumas dicas sobre como organizar documentos para evitar estresses futuros

Eu entendo… o primeiro impulso é jogar tudo fora e liberar espaço. Geralmente, no dia seguinte por uma providência do destino, você precisa exatamente daquele documento que descartou acreditando que não precisaria mais dele.

Existem documentos que precisam ser guardados por períodos diferentes e até para sempre. Independente se os utilizamos no dia a dia ou não. Além disso, eles precisam ser bem arquivados da maneira mais organizada para ocupar o menor espaço possível e conservados para evitar a deterioração do tempo.

Veja uma lista básica de documentos que precisam ser arquivados. Depois vamos aprender como organizar documentos:

Para Arquivar

como organizar documentos

Arquivo mensal: recibos do cartão de crédito, de pequenas compras como farmácia e supermercados e os comprovantes de depósitos bancários. Quando todos os valores forem confirmados nas faturas e extratos bancários, você pode descartá-los.

Guardar por um ano: Canhotos de talão de cheques, extratos bancários e dos cartões de crédito bem como extratos de investimentos. No final do exercício você pode solicitar relatórios gerais de movimentação anual e substituir os extratos.

Arquivar por 5 anos: Contas de telefone, água, luz e serviços essenciais e, também, recibos de pagamento planos de saúde, mensalidades escolares, pagamento de cartões de crédito e comprovantes de pagamento de aluguel (5 anos após deixar o imóvel). Se houver alguma irregularidade ou cobrança durante esse período você precisará apresentar os documentos.

Guardar para sempre: Declarações do imposto de renda, testamentos, escrituras de imóveis e documentos referentes à aposentadoria como o carnê do INSS.

Como Organizar Documentos

Existem duas maneiras de guardar documentos: por período ou categorias.

Arquivar documentos por períodos

  • De acordo com a quantidade de papéis, você pode optar por uma grande pasta com divisórias ou caixas. O período ideal para manter essa organização é de um ano.
  • Dentro de cada compartimento, separe ou crie divisórias por mês. Colocar cada mês com alguma referência de cor diferente ajuda diferenciar mais um do outro;
  • De preferência, organize os documentos do mês em ordem cronológica, do dia primeiro até o último dia mês.
  • Ao final do ano você pode transferir esses documentos para o arquivo geral;

Guardar documentos por categorias

  • Eleja categorias específicas como Educação, Saúde, Moradia.
  • Neste caso você precisará de uma caixa ou pasta com divisórias;
  • Dentro deste espaço, você pode criar subcategorias, por exemplo: Categoria Educação – subcategoria: mensalidades – material escolar.
  • Estes documentos também precisam ser organizados em ordem cronológica.

Dicas Gerais

  • Guarde em pastas separadas documentos que forem muito particulares como receitas médicas e resultados de exames. A mesma dica vale para os documentos permanentes;
  • Se os documentos forem menores que uma folha A4, você pode prender as pontas do documento com uma fita adesiva para evitar que eles se percam no meio de papéis maiores;
  • Não utilize clips de metal ou grampos porque estes enferrujam e podem danificar os documentos;
  • Mesmo que documento esteja digitalizado, guarde-o fisicamente. Se você precisar dele, às vezes a cópia digitalizada pode não servir. Além do risco do algo acontecer com o computador e você perder o arquivo.
  • Evite pastas de papelão ou caixas do mesmo material ou madeira. Esses materiais atraem cupins e traças e podem prejudicar os documentos. Uma das melhores opções são pastas poliondas, encontradas em papelarias.

Aproveitando as dicas sobre como organizar documentos, aprenda também como estabelecer a organização financeira aqui no Faça Acontecer por meio do post Dicas de Organização Financeira Pessoal e também conte pra gente: você se considera uma pessoa organizada? Boa sorte!!

Foto: http://www.flickr.com/photos/hindrik/1919291052/

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