Como Criar Lista de Tarefas Eficazes em 5 Passos

Neste post irei ensinar passo a passo como criar uma lista de tarefas que organize o seu dia em apenas 5 simples passos.

O hábito de utilizar lista de tarefas é muito importante para que você:

  • Organize a grande quantidade de trabalho que tem que fazer
  • Entregue as atividades dentro do prazo
  • Não se esqueça de fazer nada

Aprender como criar uma lista de tarefas não é motivo de segredo.

É provável que em algumas situações você já tenha feito uma lista de tudo o que você devia fazer em um dia e no decorrer dele, foi riscando cada atividade que terminava.

Porém, uma lista de tarefas eficaz tem alguns detalhes que tornará você mais produtivo, como a priorização de tarefas e momentos de planejamento.

Para explicar melhor como criar lista de tarefas eficazes, dividi o processo em 5 passos:

Como Criar uma Lista de Tarefas Eficaz

1. Separe um horário

Agende um período de 10 a 15 minutos para fazer o planejamento do seu dia.

Esse planejamento pode ser feito em dois horários:

  • De manhã: assim que chegar ao trabalho comece a planejar as atividades do seu dia.
  • Na noite anterior: antes de terminar o expediente, liste as atividades que pretende fazer no dia seguinte.

O importante é que você escolha o horário mais confortável para você de modo que se habitue a fazer isso todos os dias.

2. Cheque a sua Agenda

Antes de preencher a sua lista com atividades, dê uma olhada na sua agenda.

como criar lista de tarefas com agenda

Se você tem compromissos durante o dia, a sua lista deverá ser mais enxuta, já que não terá todo o tempo habitual para fazer o que deseja.

3. Selecione um Meio

No terceiro passo, chegou o momento de definir como será a sua Lista de Tarefas. Você pode optar por duas alternativas: a física ou digital.

Eu, por exemplo, prefiro usar uma lista de tarefas física. Utilizo um pequeno caderno de anotações que levo para todos os lugares e anoto todas as tarefas que devo fazer.

Se optar por um meio físico, você pode utilizar desde um caderno de anotações, agenda até simples pedaços de papel.

criar criar lista de tarefas de papel

Você pode usar até um bloco de notas para fazer a sua lista de tarefas

Também existem ótimas soluções digitais, como os apps Remember the Milk e ToDoist. Eles são muito bons, pois além de terem um design que facilita o uso, também sincronizam as tarefas em todos os dispositivos que você utilizar, como o computador, tablet ou smartphone.

remember the milk smartphone

Remember the Milk funciona em Iphone e Android

Atualmente, estou me adaptando ao ToDoist. Ele tem plug-ins para serem utilizados no Microsoft Outlook e também no Google Chrome. Fazendo que, independente do programa que eu esteja usando no computador, eu consiga gerenciar minhas tarefas.

O ideal é que você escolha o meio que seja mais confortável para você. Afinal, de nada adianta escolher um super app, se você não criar o hábito de utilizá-lo.

O hábito de planejar o seu dia e criar listas de tarefas é a chave. Você pode aprender todos os passos neste post, mas se não criar o hábito dificilmente tornará o seu dia eficaz.

Eu escrevi bastante sobre o hábito de planejar o dia no e-book que ofereço aqui no site chamado Administração do Tempo na Prática. Para você fazer o download, basta clicar aqui.

4. Escreva as suas tarefas

Finalmente, chegou o momento de colocar as tarefas no papel (ou no app!). Neste 4º passo, é importante que você fique atento a 4 pontos:

  • Escolha um número realístico de tarefas
  • Descreva corretamente cada tarefa
  • Saiba que nem tudo deve entrar na lista
  • Pense apenas nas tarefas do dia

Escolha um número realístico de tarefas

No começo do dia temos a tendência de nos sentirmos super-heróis.

Planejamos o nosso dia imaginando que iremos ser altamente produtivos e executar muitas tarefas. É comum termos a sensação que iremos fazer tudo que precisamos em um dia de trabalho.

nao somos super herois

Não somos homens e mulheres-tarefa

Mas, o que acontece quando não conseguimos executar nem a metade dessas tarefas? Nós ficamos frustrados.

Na hora de planejar o seu dia de trabalho é importante ser realista e escolher um número limitado de tarefas. Ser realista é saber que terá interrupções e que não será tão produtivo quanto gostaria.

É importante também deixar claro que, mesmo sendo realista, você corre o risco de não conseguir terminar tudo que escreveu na lista. Não se preocupe isso é normal!

Descreva corretamente a Tarefa

Quando for colocar uma tarefa na sua lista, siga essas pequenas regras:

  1. Comece sempre com um verbo de ação
  2. A tarefa deve ser focada em resultados
  3. Ela deve ser curta o suficiente para ser realizada em 1 ou 2 horas

Essas regras são mais bem explicadas através desses dois exemplos

Exemplo 1: a tarefa “Fazer o relatório financeiro” não está correta. Ela ficaria melhor assim:

“Fazer as 2 primeiras seções do relatório financeiro”

Descrita dessa maneira, a tarefa começa com um verbo de ação (fazer) e caso o relatório seja extenso, ele já foi divido em uma parte menor (2 primeiras seções).

Exemplo 2: a tarefa “Começar a ler o livro” também não está bem descrita.

Neste exemplo, o resultado da tarefa é muito vago (começar a ler). Para tornar essa tarefa focada em resultados, ela poderia ser escrita da seguinte maneira:

“Ler o primeiro capítulo do livro”

Nem tudo deve entrar na Lista

Não é necessário colocar na sua lista tarefas que você realiza todo santo dia. Escrever que tarefas como almoçar, tomar café e checar e-mail não agregarão nada para a sua lista. Só irão tornar a sua lista maior!

É bastante tentador encher a lista com tarefas, mesmo elas sendo rotineiras. Afinal, ficamos felizes ao riscar atividades concluídas.

Mas no final do dia, o que não importa o número de tarefas que você termina, mas sim a importância delas.

Pense nas tarefas do dia

Escreva as apenas as tarefas que pretende concluir no dia.

Ao inserir uma tarefa como, por exemplo, “fazer o relatório até sexta” e hoje for quinta, existe grandes chances de deixamos de fazer essa atividade na quinta.

Portanto, pense apenas nas tarefas que pretende concluir no dia.

5. Priorize com maestria

No quarto passo você aprendeu a listar todas as tarefas que pretende realizar. Já neste quinto passo você irá prioriza-las.

Dê uma olhada em todas as tarefas que você escreveu no passo anterior e selecione de uma a três que considere realmente importantes.

Essas são as atividades que, mesmo que você apenas consiga realizar elas durante o seu dia de trabalho, já ficará satisfeito, pois são importantes.

como criar listas de tarefas priorizadas

Priorizar é escolher o que é importante e fazer primeiro.

Assim que definiu as tarefas mais importantes do seu dia (no máximo 3), esqueça todas as outras que você havia listado anteriormente. Concentre-se nessas tarefas mais importantes.

Eu tenho o costume de realiza-las logo de manhã para que, depois do almoço, eu já tenha feito o mais importante e possa começar a focar em outras atividades.

Para aumentar o meu foco nas atividades importantes utilizo algumas técnicas como a pomodoro e outras que compartilho no post Como ter Foco no Trabalho.

Ação

Este post ficou um pouco comprido, mas dá para perceber que criar uma lista de tarefas não é complicado. São pequenos passos que farão você um mestre em planejar e organizar suas atividades.

Como eu escrevi anteriormente, você aprende neste post como criar uma lista de tarefas eficaz, mas apenas conseguirá alcançar bons resultados, como aumento na sua produtividade e organização, se criar o hábito de planejar o seu dia e criar as suas listas.

Portanto, sugiro que você pegue um pedaço de papel e comece a planejar o seu dia!

Se quiser aprender mais sobre a criação de hábitos produtivos, sugiro fazer o download do e-book Administração do Tempo na Prática. Para fazer o download basta você preencher o seu Primeiro Nome e E-mail no formulário abaixo.

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