Como Melhorar a Administração do Tempo no Trabalho

Você já teve a sensação de mesmo tendo um dia bastante corrido no trabalho, acaba com a sensação de não ter feito nada importante?

São dias como esses em que você faz uma tarefa depois da outra, e em muitos casos diversas tarefas ao mesmo tempo, porém termina o seu expediente com a sensação de que podia ter feito mais.

O problema está na sua administração do tempo no trabalho.

Por esse motivo, escrevo esse post para listar 4 dicas sobre Como Melhorar a Administração do Tempo no Trabalho.

Administração do Tempo no Trabalho

Essas 4 dicas abaixo tornaram o meu dia de trabalho muito mais produtivo e creio que irá ajudar a você também.

Descubra o que é mais importante

Para que o seu dia se torne mais significativo é necessário que você defina o que é importante para você.

São as tarefas de importância profissional e pessoal que ajudarão na administração do tempo no trabalho.

No livro Tríade do Tempo, do especialista brasileiro em administração do tempo Christian Barbosa, é apresentada uma forma de classificar tarefas bastante interessante.

Para o autor, as tarefas que executamos no nosso dia-a-dia podem ser definidas como:

  • Importante: a tarefa importante é aquela que se for executada trará um resultado significativo para o seu trabalho. É uma atividade que está vinculada a um objetivo maior.
  • Circunstancial: é a tarefa de pouca importância, mas que você deve fazer. Um exemplo pode ser um relatório chato que um funcionário tem que enviar para o seu superior, mesmo sabendo que este sequer lê o documento.
  • Urgente: é aquela tarefa que era importante, mas que você não se planejou corretamente e está com o prazo apertado para entrega-la. Se você se planeja corretamente (o que explicarei melhor nas próximas dicas), você não terá mais tarefas urgentes para realizar.

Recomendo que você leia o post Pareto na Produtividade, que explico como você pode definir as suas tarefas mais importantes.

Evite Distrações

Um dos motivos para você procurar melhorar a sua administração do tempo no trabalho é que o seu ambiente de trabalho é cheio de distrações.

As distrações mais comuns são:

  • E-mails inúteis que você recebe
  • Interrupções feitas pelos seus colegas de trabalho
  • Sites que prendem a sua atenção, como: redes sociais e sites de notícias.
  • Checar constantemente o e-mail

Logo, você deverá minimizar o impacto dessas distrações no seu dia-a-dia, para que consiga realizar as suas tarefas mais importantes.

Com o seu e-mail você pode criar uma regra de apenas acessá-lo durante alguns horários do dia.

Alguns especialistas sugerem que você se organize para acessar seu e-mail perto do seu horário mais importante, já que terá executado as suas tarefas mais importantes.

Em relação aos e-mails inúteis que você recebe, sugiro que utilize filtros. Assim os e-mails de piadas, correntes e propagandas, que normalmente enviam nos e-mails de empresa não irão para a sua caixa de entrada, onde deverão ter apenas e-mails importantes para o seu trabalho.

Para sites que prendem a sua atenção, você pode se disciplinar para acessá-los em apenas alguns horários do dia.

Mas caso seja complicado para você criar essa disciplina, sugiro que faça o download do Cold Turkey, um aplicativo bloqueia todos os sites que prendem a sua atenção pelo tempo que você determinar.

Para minimizar o impacto das interrupções dos seus colegas, nada melhor que um bate-papo. Explique que você está participando de um projeto importante e que em alguns horários do seu dia (aqueles que você está executando as tarefas mais importantes) você estará bastante ocupado.

Faça uma lista de tarefas

Uma forma de planejar o seu dia de forma eficaz é utilizando listas de tarefas.

Elas são realmente úteis uma vez que ajudam a você relembrar todas as atividades que tem que executar.

Leia o post Como criar lista de Tarefas para aprender passo-a-passo a criar listas que ajudarão na administração do tempo no trabalho.

Priorize

Esta dica está relacionada com duas das dicas que apresentei anteriormente, a de definir o que é importante para você e a de criar listas de tarefas.

Assim que você criar a sua lista de tarefas, o ideal é que você priorize as atividades que são mais importantes no seu dia.

Segundo o autor Leo Babauta, no livro Zen to Done, o ideal é escolher de 1 a 3 tarefas mais importantes para o seu dia.

São essas tarefas que deverão ser executadas primeiro. E assim que estiverem concluídas farão com que o seu dia seja mais significativo.

Só depois de realizar essas atividades mais importantes que você partirá para as outras atividades que estão na sua lista.

Agora é com você!

Essas foram 4 dicas para melhorar a sua administração do tempo no trabalho, e espero que elas tenham sido úteis para você.

Leia os posts que citei aqui no post para você se aprofundar em cada uma das dicas.

E o principal: não se esqueça de aplicar o que leu no seu dia!

De nada adianta você ler textos sobre produtividade, se não aplica nenhum conceito ou dica aprendida no seu trabalho.

Visite também a área especial do site sobre Administração do Tempo.

Foto: http://www.flickr.com/photos/hoyvinmayvin/4844813343/

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